1

Personvernerklæring for Axactor

Ditt personvern er viktig for Axactor. Det er viktig for oss at du vet hvordan vi behandler dine personopplysninger. I denne personvernerklæringen beskriver vi blant annet kategoriene av personopplysninger som vi behandler, hvordan vi behandler personopplysningene og for hvilke formål vi behandler personopplysningene.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver informasjon som kan være knyttet til en fysisk person, direkte eller indirekte, for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

Behandlingsansvarlig

Axactor Norway AS og Axactor Capital AS er behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger relatert til inkasso og porteføljekjøp. For fakturaoppfølging (ARM) er Axactor Norway AS databehandler. Axactor forplikter seg til å sikre at dine personopplysninger behandles på en lovlig og sikker måte i samsvar med EU-forordning 2016/679 (GDPR) og nasjonale lover for datasikkerhet.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger?

Det er både i den opprinnelige kreditorens interesse og i allmennhetens interesse å inndrive gjeld. Axactor har en berettiget interesse for å behandle dine personlige data, når kreditor har tildelt oss et krav for innfordring som følge av en kontrakt mellom deg og kreditor. I tillegg er behandlingen nødvendig for oppfyllelse av en rettslig forpliktelse.

For å kunne inndrive krav må vi verifisere debitorens identitet, og vi samler derfor informasjon fra offentlige registre, kredittvurderingsselskaper i tillegg til personopplysningene kreditoren samlet inn da den opprinnelige kontrakten ble gjort.

Når vi vurderer å kjøpe gjeldsporteføljer kan vi også behandle dine personopplysninger for å verdsette porteføljen som inneholder dine krav. Dette gjøres primært ved pseudonymiserte eller anonymiserte data. Når gjelden er kjøpt, blir Axactor Capital AS din nye avtalepart, men inndrivelsen vil bli foretatt av Axactor Norway AS i tråd med gjeldende lovgivning for inkasso og behandling av personopplysninger.

For å inngå og oppfylle avtalen vi har med deg eller firmaet du representerer, er behandling av dine personopplysninger nødvendig. Vi kan også behandle personopplysninger om besøkende til vår nettside (er) eller lokaler, avhengig av hvordan du velger å kontakte oss. Du kan være interessert i kurs, informasjon eller arrangementer vi tilbyr.

Vi kan også behandle personopplysningene dine, dersom du har søkt om en jobb i Axactor, for å finne ut om du er kvalifisert kandidat til den stillingen du har søkt om.

Vi kan behandle personopplysninger i forbindelse med rettslige tvister, klagebehandling og andre lovpålagte prosedyrer.

Vi har en juridisk forpliktelse til å utgi dine personopplysninger når vi revideres av myndighetene og for å forhindre, overvåke og bevise svindel, hvitvasking av penger og annen kriminell virksomhet.

For å sikre vårt nettverk og informasjon må vi behandle personopplysninger for å forhindre hendelser eller ulovlige eller ondsinnede handlinger som påvirker tilgjengeligheten, integriteten og konfidensialiteten til lagrede eller overførte personopplysninger.

Hvordan samler vi inn personopplysninger?

Axactor kan samle inn personopplysninger på følgende måter:

  • Når opprinnelig kreditor har overført et krav til oss eller bedt oss om å bistå med å inndrive fordringer på deres vegne, overføres personlige opplysninger fra den opprinnelige kreditoren til oss;
  • I forhold til håndtering av vårt forhold til våre kunder og ansatte, eller personer som kontakter eller besøker oss;
  • Når du bruker våre tjenester, og bl.a. blar på våre nettsider eller bruker våre online-tjenester; eller
  • Fra offentlige registre, kredittvurderingsselskaper, skyldnere, vår egen historiske informasjon og andre kilder.

Kategorier av registrerte

Axactor kan behandle personopplysninger om følgende kategorier av registrerte:

Debitorer: fysiske personer eller representanter for juridiske personer som er gjenstand for gjeldsinnsamling eller gjeldsforvaltning.

Kunderepresentanter: fysiske personer som representerer våre kunder.

Agenter: fysiske personer som er våre representanter.

Offentlige myndigheter og leverandørrepresentanter: fysiske personer som er kontaktpersoner for våre leverandører eller offentlige myndigheter.

Andre registrerte: Enhver annen fysisk person (dvs. personer som besøker våre nettsteder, søker jobb, eller på annen måte kommer i kontakt med oss).

Kategorier av personopplysninger som behandles

Kategoriene av personopplysninger Axactor behandler, kan variere avhengig av den registrerte.

Personopplysninger vi kan behandle om skyldnere er følgende:

Personopplysninger, inkludert navn, adresse, tidligere adresse, postnummer, poststed, telefonnummer, epostadresse, fødselsdato, personnummer.

Kontrakt detaljer: detaljer relatert til kontrakten mellom våre kunder og deres skyldnere (mottatt fra våre kunder).

Finansiell informasjon, inkludert informasjon om gjeld, lignings- og kredittopplysninger, arbeidsgiver, betalingshistorikk, lån, kreditt, eiendeler og formuesgoder.

Opplysningene blir innhentet fra følgende kilder: a) informasjon hentet fra eksterne kilder (dvs. offentlige databaser, kredittvurderingsleverandører, etc.) relatert til debitor, som behandles i forhold til innkrevingen av gjelden og b) eventuelle opplysninger knyttet til betalingsopplysningene som kommer fra kontrakten (mottatt fra kunden) eller c) informasjon fra vår egen innkrevingsprosess, herunder korrespondanse, referater fra samtaler og møter, betalingshistorie, inntekt, eiendeler, lån etc.

Konfidensiell informasjon: Mottatt fra debitorer ved innkreving, det vil si årsaker til forsinket betaling, som anses å være konfidensiell av natur (men ikke nødvendigvis sensitive opplysninger), slik som individuelle- eller familiesituasjoner, arbeidssituasjon, osv.

IP adresser og annen teknisk informasjon

Personopplysninger vi kan behandle om kunde-/leverandørrepresentanter er følgende:

Personopplysninger, inkludert navn, e-mail, telefonnummer, personnummer og andre personopplysninger påkrevet i forbindelse med KYC-undersøkelser for å motvirke anti-hvitvasking og terrorfinansiering.

Kontrakt detaljer: detaljer relatert til kontrakten mellom våre kunder og debitor (mottatt fra våre kunder).

Personopplysninger vi kan behandle om jobbsøkere er følgende:

Det lagres personopplysninger som oppgis direkte, og dette avhenger av hva jobbsøker selv sender, som f.eks.:

Personopplysninger, inkludert navn, fødselsdato, adresse, postnummer, poststed, e-mail, og telefonnummer.

Søknadsopplysninger: CV, søknad, fotografi, attester, vitnemål, kursbevis og annet som følger søknaden.

Personopplysninger vi kan behandle om kontaktpersoner hos offentlige myndigheter er følgende:

Personopplysninger, inkludert navn, e-mail, og telefonnummer.

Særskilte kategorier av personopplysninger

Særskilte kategorier av personopplysninger betyr personopplysninger som avslører rasemessig eller etnisk opprinnelse, politiske oppfatninger, religiøs eller filosofisk tro, fagforening, behandling av genetiske data, biometriske data for å identifisere en fysisk person, og helsetilstand eller seksuell orientering.

Som hovedregel behandler Axactor ikke slike personopplysninger med mindre du gir ditt samtykke, det er nødvendig for saksbehandlingen, eller for å beskytte den registrertes eller annen fysisk persons interesse. Som debitor kan det imidlertid være til nytte for deg å varsle oss om helsetilstand eller personlig informasjon knyttet til ditt privatliv som kan påvirke betalingsmulighetene. Dette vil gjøre det mulig for oss å ta rimelige skritt for å imøtekomme dine behov eller krav, for eksempel å tilpasse nedbetalingsavtaler eller gi mulighet for å søke gjeldsrådgivning.

Formål med behandlingen

Axactor kan behandle personopplysninger for følgende formål:

Inkasso og fakturaoppfølging. Våre forretningsområder Tredjepartsinkasso (3PC), porteføljekjøp (NPL), og fakturaoppfølging (ARM) er direkte relatert til innkreving i henhold til kontrakt hvor debitor er en part. Innkreving av betalinger for å oppfylle en kontraktsforpliktelse er formålet med behandlingen av personopplysninger.

Håndtering av inkasso. Axactor bruker personopplysninger for å håndtere våre inkassoprosedyrer og systemer. Dette formålet er nært knyttet til inkasso, og inkluderer databasert analyse og optimalisering av prosesser som brukes i inkasso.

Overholdelse av lovkravene for inkasso. Axactor må observere og overholde flere lover når vi driver inn gjeld. Vi verifiserer den korrekte identiteten til debitor før inkassopågang blir igangsatt, og derfor må vi samle inn opplysninger fra andre kilder (f.eks. offentlige registre) enn våre kunder (eller debitoren) før vi kontakter debitorene. Vi må også foreta avviksrapporteringer, internkontroller og risikoanalyser.

Sikkerhet. For å ivareta sikkerheten til data og nettverk må Axactor forhindre hendelser eller ulovlige eller fiendtlige handlinger, som kan kompromittere tilgjengeligheten, riktigheten, integriteten og konfidensialiteten til lagrede eller overførte personopplysninger.

Forretningsanalyse. Vi behandler personopplysninger for å forbedre og utvikle våre forretningsprosesser. 

Salg og markedsføring. Vi bruker og behandler både anonyme og personlige data for markedsføringsformål til eksisterende og potensielle kunder under gjeldende lovgivning. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring av våre tjenester, og annen informasjon du har bedt om.

Andre formål på grunnlag av ditt samtykke. Vi kan behandle dine personopplysninger til andre formål, dersom du har gitt ditt samtykke til den bestemte behandlingen.

Lovlig grunnlag for behandlingen av personopplysninger
I henhold til GDPR skal Axactor basere sin behandling av personopplysninger på lovlig grunnlag. Vår behandling av personopplysninger vil være basert på følgende:

  • Behandling av personopplysninger er nødvendig for å utøve en kontraktsforpliktelse eller avtale som du er part i, eller for å handle på forespørsel før kontraktinngåelse.
  • Behandling av personopplysninger er nødvendig for å overholde en rettslig forpliktelse, blant annet vår forpliktelse til å beholde informasjon i samsvar med gjeldende regnskapslovgivning.
  • Behandlingen er nødvendig for utførelsen av en oppgave utført ut i fra allmennhetens interesse eller i utøvelse av offentlig myndighet.
  • Behandlingen er nødvendig for vår berettigede interesse og vern av vitale interesser, så lenge denne interessen ikke overskrides av dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter som krever beskyttelse av personopplysninger.
  • Du har gitt samtykke til behandlingen for en eller flere spesifikke formål.

Innhenting av personopplysninger

Vi mottar og lagrer personopplysninger på skylder når vi mottar inkassooppdrag fra våre oppdragsgivere, og i forbindelse med det løpende inkassooppdraget. Vi innhenter og lagrer også personopplysninger på skyldner fra Bisnode, Folkeregisteret, Skatteetaten, Posten, Brønnøysundregistrene, Statens Kartverk, nettsider som tilbyr telefon og adresseopplysninger. Vi lagrer personopplysninger vi mottar fra skyldner i samtaler og korrespondanse.

Vi bruker informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å gi deg som besøker siden best kundeopplevelse og service. Lov om elektronisk kommunikasjon krever at vi informerer våre besøkende om bruk av informasjonskapsler (cookies). Les mer om bruk av informasjonskapsler her https://axactor.no/cookiepolicy.

I tillegg til informasjonen du gir oss som jobbsøkende, kan vi samle inn informasjon fra interne kilder dersom du allerede er ansatt hos Axactor og søker om en annen intern stilling. Vi kan også be deg om å gjennomføre ferdighets- og personlighetstester, og be om å få referanser fra personer som tidligere har jobbet med deg. Vi kan også nyttiggjøre oss av informasjon tilgjengelig på sosiale medier.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter

Hvem kan Axactor overføre personopplysninger til?

For å oppfylle våre kontraktsforpliktelser vil vi dele personopplysninger med våre kunder som vi utfører inkasso eller fakturaoppfølging på vegne av. Vår kunde vil være behandlingsansvarlig for personopplysningene knyttet til kontrakten med debitoren, og vi må rapportere status på gjelden på vegne av kunden.

Axactor kan dele personopplysninger med våre agenter, advokater, leverandører, banker, og/eller eksterne rådgivere eller konsulenter som vi har engasjert til å bistå med utføringen av våre tjenester og forretningsprosesser. Leverandører som behandler data på våre vegne (databehandler), gjør det på grunnlag av en databehandleravtale som regulerer databehandlerens ansvar i forbindelse med behandling av data.

Axactor kan også overføre data fra skyldnere til kredittvurderingsselskaper som er autorisert til å skaffe og behandle personopplysninger, for eksempel inntekt og gjeld, med det formål å gi slik informasjon til tredjeparter som utfører kredittvurdering eller offentlige registre.

Dersom vi skal forfølge eller forsvare en rettslig handling, kan vi overføre personopplysninger til forliksråd, namsmyndighet, juridiske rådgivere, advokater, konkursbo, domstoler og andre rettsinstanser, samt til arbeidsgivere/Nav ved påleggstrekk i lønn eller andre ytelser.

Axactor kan også dele personopplysningene med myndigheter når lovpålagt, eksempelvis Økokrim i forbindelse med bekjempelse av økonomisk kriminalitet.

Axactor kan overføre dine personlige data innenfor Axactor konsernet. Alle Axactor ansatte har forpliktet seg til konfidensialitet.

Overføres personopplysninger til land utenfor EU/EØS?

Axactor overfører ikke dine personopplysninger til land utenfor EØS, med mindre det er nødvendig for å inndrive gjeld i et land utenfor EØS eller dersom vi bruker en tjenesteleverandør som kan få tilgang til personopplysninger utenfor EØS. Dersom vi skulle overføre personopplysninger utenfor EØS, vil vi sørge for at tilstrekkelig sikkerhet blir ivaretatt i samsvar med GDPR.

Lagring og sletting av personopplysninger

Axactor vil ikke lagre dine personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å kunne oppfylle formålene med behandlingen.

Ved sakens avslutning vil det fortsatt være behov for å dokumentere saksbehandlingen ovenfor skyldner, kunder, tilsynsmyndigheter og andre. Axactor vil også ha behov for å benytte erfaringen fra de de løste sakene i sin virksomhet for å kunne være i stand til å velge de rette tiltakene i fremtidige saker. Hovedregel for sletting i inkassobransjen er derfor 3 år etter at saken er avsluttet. Dette gjelder i midlertidig ikke om lagring av data over lengre tid er påkrevd i henhold til lov eller andre lovbestemmelser.

Hvis du er en jobbsøker, beholder vi personopplysningene dine under søknadsprosessen og sletter de etter at vi har funnet en passende kandidat. Hvis du blir ansatt, beholder vi dine personopplysninger i henhold til våre retningslinjer for personvern for ansatte. Vi kan behandle dine personlige data i en lengre periode etter at søknadsprosessen er avsluttet, hvis det foreligger en rettslig tvist eller hvis du har gitt oss tillatelse til å beholde personopplysningene dine for en lengre periode.

Vi vil også lagre anonymiserte eller pseudoanonymiserte data i lengre perioder for verdsettelse av fremtidige porteføljer. Personopplysninger som lagres i back-up vil bli slettet i tråd med markedstilpassede retningslinjer for back-up og beskyttet med begrenset tilgang og adgang.

Informasjonssikkerhet

Axactor er forpliktet til å gjennomføre hensiktsmessige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre og kunne vise til at behandlingen vår er utført i samsvar med GDPR og annen relevant datasikkerhetslovgivning.

Vi sikrer dine personopplysninger både ved fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll. Våre personopplysninger som er lagret på dataservere er alle kontrollert gjennom databehandleravtaler med Intility AS. Personopplysninger som oppbevares fysisk ved våre kontorer, er alle underlagt våre interne rutiner for tilgang- og adgangskontroll.

Rettigheter for den registrerte

GDPR gir deg en rekke rettigheter, som retten til informasjon, retten til innsyn i egne personopplysninger, samt retting og sletting av feilaktige opplysninger. Vi vil gjøre vårt ytterste for å sikre at dine personlige data er korrekte og oppdaterte. Dersom du oppdager at personopplysningene dine ikke er korrekte, eller du vil slette data, oppfordrer vi deg til å kontakte oss. Vi kan i midlertidig ikke slette data som er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle kontrakten med en av våre kunder, overholde rettslige forpliktelser eller hvor vi har en legitim interesse for å beholde personopplysningene.

Når behandlingen av personopplysningene er basert på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen utføres med automatiserte midler, kan du ha rett til såkalt dataportabilitet. Retten til dataportabilitet vil imidlertid i prinsippet ikke gjelde i forbindelse med behandling av data fra debitorer. Rettsgrunnlaget for behandlingen av disse dataene vil i de fleste tilfeller være vår legitime interesse, og debitorens konto er underlagt periodisk manuell gjennomgang - noe som betyr at behandlingen av disse dataene ikke utelukkende utføres av automatiserte midler.

Videre har du rett til å motsette deg eller begrense behandlingen av dine personopplysninger, herunder behandling relatert til profilering og automatiserte avgjørelser. Dette betyr at du kan kreve at personopplysningene dine ikke analyseres for å avsløre atferd, preferanser, evner eller behov som kan gi en rettslig virkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirke deg. Da debitor allerede er forpliktet til å betale den forfalte fordringen, vil ikke våre automatiserte analyser kunne begrenses av denne rettigheten.

Dersom personopplysninger behandles på grunnlag av ditt samtykke, kan du også ha rett til å trekke tilbake samtykket ditt.

Dersom du er av den mening at Axactor ikke overholder gjeldende lovgivning om databeskyttelse eller annen relevant lovgivning, kan du sende en klage til Axactor. Du har også rett til å sende klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer i midlertidig til at du kontakter oss først, slik at vi kan oppklare eventuelle uklarheter og ivareta dine rettigheter på best mulig måte.

Du kan lese mer om dine rettigheter her.

Bruk av Cookies

Axactor bruker såkalte cookies på våre nettsider. En informasjonskapsel er en liten tekstfil sendt til nettleseren din og plassert på datamaskinen, nettbrettet eller mobilenheten når du besøker et nettsted. Den kan brukes til å huske informasjon om besøket og kan for eksempel brukes til å spore dine preferanser. Vennligst les mer om vår bruk av informasjonskapsler i vår cookie policy her.

Bruk av tredjeparts websider

Axactor kan linke til tredjeparts nettsteder via vår nettside. Ved å klikke på en av disse linkene, blir du henvist direkte til et nettsted som ikke er kontrollert av oss. Axactor er ikke ansvarlige for tredjeparts nettsteder, og vår Cookie Policy og personvernerklæring gjelder ikke når du bruker disse nettstedene.

Endringer i denne personvernerklæringen

Axactor utvikler kontinuerlig våre tjenester, og vil derfor fra tid til annen måtte oppdatere vår personvernerklæring. Alle endringer i denne personvernerklæringen vil bli gjort tilgjengelig på vår nettside axactor.no.

Personvernombud og kontaktinformasjon

Axactor Norway AS har et personvernombud som påser at personopplysningslovens regler om behandling av personopplysninger blir fulgt.

Henvendelser vedrørende personvern og dine rettigheter kan sendes per e-post til post@axactor.com.

Henvendelser kan også sendes skriftlig til:

Axactor Norway AS v/ Personvernombud

Postboks 673 Strømsø

3003 DRAMMEN

 

Scroll to top